Auch wenn es viele Menschen nicht wahrhaben wollen: Die Welt wird digitaler, und kaum eine Branche kann sich den neuen Mechanismen entziehen. Denn die Geschwindigkeit in den Entwicklungen steigt mehr und mehr, die Lösungen werden immer besser und stabiler – wer sich ausschließlich an die analoge Welt klammert, muss damit rechnen, von der Konkurrenz überholt zu werden und langfristig Marktanteile verlieren.
Das gilt auch in der Steuerberatung. Dort sind Lösungen gefragt, die die Arbeit erleichtern, dem Bedürfnis der Kunden nach mobiler Verfügbarkeit aller Informationen entsprechen und langfristigen Komfort bei der Anwendung entsprechen. Denn warum sollte ein Unternehmer als Mandant eines Steuerberaters auf die Services und Leistungen verzichten, die er sonst bei seinen Beratern und Partnern ebenso selbstverständlich in Anspruch nimmt und mit denen er sich das Leben erleichtert, sei es bei der Kontenverwaltung, der Geldanlage, seinen Lieferketten oder anderen regelmäßigen Prozessen.
Doch was kann der Steuerberater tun? Seine Möglichkeiten der Digitalisierung sind grundsätzlich beschränkt, denn natürlich kann er kaum Gehaltsabrechnungen oder Steuerberatungen „live“ in der Bearbeitung zugänglich machen. Aber er kann beispielsweise dafür Sorge tragen, dass die Belege eines Mandanten dauerhaft online verfügbar sind, sowohl für den Zugriff durch den Unternehmer als auch durch den Berater. Das digitale Belegarchiv ist das Stichwort.
Konventionelles Thermopapier mit überschaubarer Halbwertszeit
Das hat zwei große Vorteile. Zum einen spielt der zeitliche Faktor eine nicht unbeträchtliche Rolle. Belege und Quittungen werden auf konventionelles Thermopapier gedruckt, und das hat eine Halbwertszeit von wenigen Jahren – irgendwann ist nicht mehr lesbar, was dort einmal gestanden haben könnte. Das mag bei der Radiergummi-Quittung nicht ganz so erheblich sein, aber natürlich gibt es immer Belege, die die Jahre überdauern und ständig verfügbar sein müssen. Bleichen diese aus, sind sie für die Archivierung wertlos. Das kann ärgerlich werden, denn aufgrund der kurzen Lebenszeit kann man später möglicherweise wichtige Informationen nicht mehr aus seinem Belegwesen ermitteln. Ganz davon abgesehen, dass es selbstverständlich auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt: Unternehmen müssen Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahren.
Zum anderen gewährleistet ein professionell programmiertes digitales Belegarchiv den weltweiten und zeitlich unabhängigen Zugriff auf alle Daten. Egal ob der Nutzer auf der eigenen Couch sitzt oder sich auf Geschäftsreise in Australien befindet: Damit werden auch bei kurzfristigen Fragen zu beispielsweise älteren Quittungen keine Anrufe beim Steuerberater oder in der Buchhaltung nötig. Das Belegarchiv des Steuerberaters ist immer verfügbar, nur eine Internetverbindung auf Smartphone, 
Tablet oder Computer ist notwendig.
Eine vollständig automatisierte Digitalisierung der Belege ist unumgänglich. Schließlich will kein Mandant dafür zahlen, dass der Mitarbeiter seines Steuerberaters seine Tankstellenquittungen per Hand einscannt und abspeichert. Wichtig: Das Dateiformat sollte ein PDF sein, denn das Format kann in der Regel jeder verwenden, und die Dokumente lassen sich leicht per E-Mail versenden. Und noch wichtiger: Solche Systeme müssen durch zahlreiche Mechanismen vor unbefugtem Zugriff geschützt und so programmiert sein, dass die Angestellten eines Unternehmens eingeschränkte Zugriffsrechte erhalten können und damit nur Einsicht in die Belege bekommen, die sie wirklich sehen sollen.
Burkhard Küpper ist geschäftsführender Gesellschafter der auf gewerbliche Mandate spezialisierten Steuerberatungsgesellschaft Küpper mbH aus Düsseldorf (www.burkhard-kuepper.de). Die Gesellschaft begleitet kleine und mittelständische Unternehmen aus ganz Deutschland bei allen steuerlichen Fragen und besitzt besondere Kompetenzen in der betriebswirtschaftlichen Beratung. Die Steuerberatungsgesellschaft Küpper mbH arbeitet mit digitalen Belegarchiv des Servicepartners KM Rechenzentrum GmbH, das einen weltweiten, umfassenden Zugriff auf alle Dokumente ermöglicht.
